Tài liệu kỹ thuật, tiếng anh là Technical sheet hay worksheet (tùy theo từng công ty có cách gọi khác nhau), là một phần không thể thiếu được cho sản xuất. Vì vậy mình muốn chia sẻ một số kinh nghiệm trong quá trình làm tài liệu kỹ thuật cho sản xuất, hy vọng nó sẽ có ích cho mọi người. Đặc biệt với các bạn mới vào nghề thì đây có thể là những kiến thức cơ bản cần có.
Table of Contents
Mục đích của bộ tài liệu kỹ thuật cho sản phẩm may mặc
Một công ty sản xuất thường có rất nhiều buyer, mỗi buyer sẽ có một bộ tài liệu kỹ thuật riêng (tech pack) theo form riêng. Cách trình bày thông tin và nội dung cũng sẽ khác nhau giữa các buyer. Bên cạnh đó, có những buyer tổng hợp rất nhiều thông tin trong cùng 1 bộ tài liệu kỹ thuật và không phải thông tin nào trong đó cũng cần cho bộ phận sản xuất. Vì vậy mỗi nhà máy sẽ xây dựng lên một form chung cho bộ tài liệu kỹ thuật của nhà máy mình dựa trên cách thức sản xuất và nhu cầu thông tin của từng bộ phận sản xuất của mỗi nhà máy. Bộ tài liệu kỹ thuật đó sẽ được chọn lọc những thông tin cần thiết cho sản xuất, sau đó các thông tin được tổng hợp và chia vào những mục thích hợp cho từng bộ phận (thông tin in, thêu vị trí label và logo…). Như vậy sản xuất sẽ dễ dàng tiếp nhận thông tin, và mỗi bộ phận sẽ chú trong vào những thông tin cần thiết, nhằm đảm bảo thông tin trong sản xuất được thông suốt và tránh sai hỏng. Bên cạnh đó một nhiệm vụ quan trong khác của bộ tài liệu kỹ thuật đó là chuyển thể thông tin của khách hàng sang tiếng một cách ngắn gọn, xúc tích và dễ hiểu nhất.
Bộ tài liệu kỹ thuật cũng giống như một bản ghi nhớ trong sản xuất để các bộ phận thống nhất làm theo, tránh những tranh cãi do hiểu nhầm (black and white) trong sản xuất.
Các mục chính cần có trong bộ tài liệu kỹ thuật cho sản xuất
+ Sketch: Mô tả chi tiết về sản phẩm bằng hình ảnh và chú thích cách may (instruction, workmanship). Nội dung này sẽ thể hiện: cấu trúc (construction) của sản phẩm; vị trí logo, graphic; vị trí từng loại vải (fabrication); vị trí phụ liệu… Nội dung này đặc biệt quan trọng khi phát triển mẫu lần 1 (1st proto), khi chưa có mẫu (sample) tham khảo.
+ Graphic instruction: chi tiết về logo in, thêu,… Nội dung bao gồm vị trí của graphic trên sản phẩm, kiểu in, thêu… áp dụng cho graphic (technical…); kích thước graphic….
+ Label instruction: vị trí của các loại mác trên sản phẩm. Thường một garment sẽ có những loại mác cơ bản như mác main, care,VID… Ngoài ra tùy từng buyer sẽ có những loại mác đặc biệt riêng khác.
+ Measurement chart: Nội dung này cực kỳ quan trọng trong phát triển và sản xuất. Nếu thiếu nội dung này sẽ không control được garment trong sản xuất đại trà. Một bộ tài liệu của bất kỳ nhà máy nào cũng có trang thông số, nếu cẩn thận nên đính kèm cả cách đo (measurement guide) để sản xuất có thể theo dễ dàng hơn.
+ BOM (bill of material): đây cũng là một trong những nội dung quan trong của bộ tài liệu kỹ thuật. Phần này sẽ thể hiện chi tiết cho từng item nguyên phụ liệu cấu thành lên sản phẩm: vải, phụ liệu may, phụ liệu đóng gói… Sẽ thể hiện chi tiết về nhà cung cấp, thông số kỹ thuật của từng item, kích thước, giá (unit price), định mức trên một sản phẩm (usage/garment)… Và nhiều thông tin khác nữa tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất của từng nhà máy sử dụng nội dung này cho những bộ phận liên quan nào…
+ Packing method: nội dung này có thể có hoặc không trong bộ tài liệu kỹ thuật, phụ thuộc vào đặc điểm sản xuất của từng nhà máy, độ phức tạp của sản phẩm… Ngoài ra tùy vào hệ thống sản xuất , nhà máy có thể có nhưng nội dung khác trong bộ tài liệu kỹ thuật như số lượng/màu chi tiết ( size color breakdown), các thông tin cho xuất nhập khẩu (shipping instruction) …
Những điều cần lưu ý khi làm tài liệu kỹ thuật
Nguyên tắc đầu tiên mà một người làm tài liệu kỹ thuật cần nhớ đó là “short and stupid”, dịch ra có nghĩa là “ngắn gọn và đơn giản”. Đây là tài liệu dùng cho sản xuất, và trình độ học vấn của những người dùng bộ tài liệu này khác nhau, và sản xuất thì lúc nào cũng cần nhanh gọn và chính xác, những câu từ văn vẻ, dài dòng đôi khi dẫn đến sự khó chịu và khó hiểu cho người đọc. Vì vậy câu từ trong bộ tài liệu kỹ thuật cần ngắn gọn và dễ hiểu, nhưng cũng cần đủ ý. Cần trình bày bộ tài liệu kỹ thuật gọn gàng, khoa học, bôi đậm hoặc bôi màu (highline) những nội dung quan trọng.
Dịch một bộ tài liệu kỹ thuật không phải chỉ là dich word by word, dịch đúng những nội dung trong bộp tài liệu kỹ thuật của khách hàng là đủ. Bên cạnh đó cần tìm hiểu thật kỹ sản phẩm, hiểu tất cả các cấu trúc, đường may cấu thành lên sản phẩm. Nếu có áo mẫu cần so sánh giữa áo mẫu và tài liệu xem có điểm gì khác nhau, cần make clear trước khi issue cho các bộ phận. Đặc biệt cần so sánh các comment trên tài liệu và sample (sản phẩm mẫu), nếu những comment đó đã được áp dụng trên sample cần bỏ đi hoặc ghi chú rõ ràng để tránh hiểu lầm trong sản xuất. Cuối cùng cần review sample thật kỹ, thêm vào những comment cần thiết cho sản xuất (nếu tài liệu gốc còn thiếu) như: mật độ mũi chỉ, quy cách-tiêu chuẩn chất lượng cho các đường may, …
Tổng kết
Tài liệu kỹ thuật là một công cụ sản xuất không thể thiếu, tuy nhiên để xây dựng lên một bộ tài liệu kỹ thuật hoàn chỉnh, cần kinh nghiệm sản xuất và sự hiểu biết sâu rộng về sản phẩm. Hy vọng qua bài viết của hocmay.vn giúp bạn có kiến thức làm tài liệu kỹ thuật tốt nhất. Chúc các bạn thành công!
